اظهار نامه

اظهارنامه چیست؟

اظهارنامه یک سند عادی و یک وسیله رسمی مطالبه حق است که به طور رسمی به شخص دیگری ابلاغ می‌شود. برابر ماده ۱۵۶ قانون آیین دادرسی مدنی هرکس می تواند حق خود را به وسیله اظهارنامه از دیگری مطالبه نماید همچنین هرکس می تواند اظهارات خود را راجع به معاملات یا تعهدات خود یا دیگران به طور رسمی به وسیله اظهارنامه به دیگران اعلام نماید. بنابراین محتوای آن یک سند عادی محسوب می‌شود اما شیوه اطلاع رسانی به دیگری رسمی خواهد بود تا بعدا بتوانیم ثابت کنیم که مطلبی را به دیگری اطلاع دادیم یا چیزی را تسلیم او کرده‌ایم یا طلبی یا انجام تعهدی را از دیگری مطالبه نموده ایم.

در نظام حقوق ما گاهی اوقات لازم است برای مطالبه حق خود (برای نمونه طلبی که از دیگری داریم)، ابتدا اظهارنامه ای تنظیم و برای طرف مقابل ارسال کنیم. به عبارت دیگر، ارسال اظهارنامه مقدمه ای است برای مطالبه بعضی حقوق.

خواهان حق زمانی می تواند حق خود را از طریق اظهار نامه مطالبه نماید که بر اساس توافق طرفین یا به موجب قانون یا عرف موعد مطالبه آن فرا رسیده باشد.

در برخی از موارد هم ارسال اظهار نامه قبل از اقامه دعوی مورد نظر ضروری است مثلاً زمانی که محلی را به طور امانی به کارگر، سرایدار، خادم و به طور کلی به هر امین دیگری سپرده‌ایم، اگر شخص مورد نظر از استرداد مال امانی امتناع نماید که محل امانی را پس دهد در صورتی که شخص امانت دار پس از ۱۰ روز از زمان ابلاغ اظهار نامه محل مزبور را بازپس ندهد، متصرف عدوانی محسوب می‌گردد. بنابراین در این مورد می‌توان دعوی رفع تصرف عدوانی را مطرح نمود و از مزایای این دعوی که خارج از نوبت و بدون رعایت تشریفات آیین دادرسی رسیدگی می‌گردد، استفاده کرد.

با توجه به مطالب عنوان شده نباید تصور کرد که اظهار نامه فقط به منظور مطالبه حق تنظیم می‌گردد بلکه هر شخصی می تواند هر نوع اظهاری که راجع به معاملات، تعهدات یا روابط دیگر خود با طرف مقابل دارد را از طریق رسمی یعنی با تنظیم و ارسال اظهار نامه به طرف خود اطلاع دهد.

مطابق قانون آیین دادسی مدنی: «هرکس می تواند قبل از تقدیم دادخواست، حق خود را به وسیله اظهارنامه از دیگری مطالبه نماید، مشروط بر این که موعد مطالبه رسیده باشد. به طور کلی هر کس حق دارد اظهاراتی که را که راجع به معاملات و تعهدات خود با دیگری است و بخواهد به طور رسمی به وی برساند، ضمن اظهارنامه به طرف ابلاغ نماید. اظهارنامه توسط اداره ثبت اسناد و املاک کشور یا دفاتر دادگاه ها ابلاغ می‌شود. اداره ثبت اسناد و دفتر دادگاه ها می‌توانند از ابلاغ اظهارنامه هایی که حاوی مطالب خلاف اخلاق و خارج از نزاکت باشد، خودداری نمایند.»

و همچنین «در صورتی که اظهارنامه با موضوع تسلیم چیزی یا وجه یا مال یا سندی از طرف اظهارکننده به مخاطب باشد، باید آن چیز یا وجه یا مال یا سند هنگام تسلیم اظهارنامه به مرجع ابلاغ، تحت نظر و حفاظت قرار گیرد، مگر آن که طرفین هنگام تعهد، محل و ترتیب دیگری را تعیین کرده باشند.»

اظهارنامه چگونه تنظیم می‌شود؟

نباید تصور کرد که اظهار نامه فقط به منظور مطالبه حق تنظیم می‌گردد بلکه هر شخصی می تواند هر نوع اظهاری که راجع به معاملات، تعهدات یا روابط دیگر خود با طرف مقابل دارد را از طریق رسمی یعنی با تنظیم و ارسال اظهار نامه به طرف خود اطلاع دهد.

در نوشتن اظهارنامه بایستی کمال دقت را داشته باشیم چون هر مطلبی که قید می‌کنیم، از آنجایی که در نهایت ذیل آن را امضا خواهیم کرد، تحت شرایطی اقرار محسوب می‌گردد و ممکن است در دعوی طرف مقابل از آن بر علیه خودمان استفاده کند. از طرف دیگر در برخی از موارد بایستی از ارسال اظهارنامه جلوگیری نماییم چون در نتیجه این کار طرف دعوا هوشیار می‌گردد و اقدام به انجام عملیاتی می‌کند که موجب از بین رفتن حقوق ادعایی خواهد شد. مثلاً اگر بخواهیم اموال بدهکار را از جهت اینکه بدهی خود را پرداخت نمی نماید توقیف کنیم، با ارسال اظهار نامه، بدهکار از احتمال توقیف اموال خود آگاه می شود و اقدام به فروش، انتقال و مخفی نمودن اموال خود می‌نماید.

گاهی اوقات همراه با اظهار نامه می‌خواهیم سند یا مال یا وجهی را به طرف مقابل تسلیم نماییم که در این صورت آن سند یا مال یا وجه را به مرجعی که اظهارنامه را برای ابلاغ به آن تسلیم می‌نمایم تحویل می‌دهیم تا تحت نظر و حفاظت آن مرجع قرار گیرد که در این صورت اگر امکان تحویل آن همراه با اظهار نامه به طرف مقابل باشد، به ضمیمه اظهار نامه تحویل وی داده می‌شود در غیر این صورت به طرف مقابل ابلاغ می‌گردد که برای تحویل گرفتن آن به مرجع مزبور مراجعه نماید. اما اگر ضمن قرارداد متعهد شده باشیم که این اقدام (تحویل دادن موارد مذکور) در محل و ترتیب دیگری صورت پذیرد، می‌بایست بر اساس قرار داد اقدام نماییم.

در تنظیم اظهارنامه نیز اصولی باید مدنظر قرار گیرد که مهم ترین آنها عبارت است از:

1. تا حد امکان تلاش کنیم الفاظ و عبارات ذکر شده در متن اظهارنامه کوتاه، مختصر، شفاف و بدون ابهام، دقیق و با آگاهی کامل از مفاهیم آنها باشد تا احیانا به ضرر خودمان مورد استفاده قرار نگیرد.
2. در تنظیم اظهارنامه از درج مطالب خارج از نزاکت و استعمال الفاظ رکیک و یا عباراتی که می تواند افترا (یعنی نسبت دادن جرمی به دیگری) یا نشر اکاذیب تلقی شود، پرهیز شود عدم رعایت این نکته ممکن است موجب عدم پذیرش یا عدم ارسال اظهارنامه ی ما از سوی مرجع ارسال کننده (دفاتر خدمات الکترونیک قضایی) شود.
3. چنانچه همراه اظهارنامه چیزی ارسال شده باشد، حتما در متن تنظیمی به آن مورد، محل نگهداری، شماره یا مشخصات ظاهری آن اسناد، قراردادها، چک و … اشاره شود.
4. همچنین لازم است متن تنظیمی را قبل از مراجعه به دفاتر خدمات الکترونیک قضائی – با مشورت با افراد آگاه – آماده کنید تا فرصت کافی برای تنظیم دقیق آن در اختیار داشته باشید. همانطور که اشاره شد الفاظ و عبارات به کار رفته در متن، اهمیت بسیار زیادی دارد و چنانچه با سرعت و بی دقتی تنظیم شده باشد، ضمن آن که ممکن است زیان بزرگی را برای ما به همراه داشته باشد و به ضرر ما مورد استفاده قرار گیرد، می تواند طرف مقابل را هوشیار کند و فرصت های لازم را در پاره ای از موارد از ما بگیرد.
5. در پایان‌اظهارنامه به‌ طور‌خلاصه تصریح کنیم که در صورت عدم همکاری مخاطب اقدامات قانونی‌ مقتضی‌” را در پی خواهد داشت و‌ کلیه خسارات هم‌ از‌ طرف وصول‌ خواهد شد.
6. اگر می خواهیم به همراه اظهارنامه چیزی را به مخاطب تحویل دهیم در اظهارنامه به آن چیز تصریح می نماییم.
7. اگر چیزی را که می خواهیم به مخاطب دهیم قابل ارسال به همراه اظهارنامه نباشد، آنرا تحویل دفتر ابلاغ اظهارنامه می دهیم و در اظهارنامه قید می کنیم که آن چیز تحت نظر دفتر اظهارنامه ناحیه قضایی مربوطه گذاشته شده است.

مجددا تکرار مینمایم: وقتی می خواهیم چیزی را بطور رسمی به کسی بگوییم به نحوی که بعدا بتوانیم ثابت کنیم که متن مورد نظر را به او گفته ایم، از اظهارنامه استفاده می کنیم.
همچنین وقتی می خواهیم چیزی را به کسی بدهیم و او حاضر نیست آن را بگیرد، آن را از طریق ارسال اظهارنامه به او تسلیم می کنیم.
البته باید پذیرفت گاهی به موجب قانون، اظهارنامه در بعضی امور، لازم است. مانند حالتی که ما، یکی از ظهرنویسان (پشت نویسی) سفته یا چک هستیم. و این سند وصول نشده که اگر چک باشد پس از مراجعه به بانک، بانک موصوف به دارنده آن یک گواهی می دهد که در اصطلاح حقوقی می گویند برگشت خورده است. و اگر سفته باشد طی تشریفات بانکی گواهی صادر می شود و به دارنده آن تسلیم می شود که در اصطلاح حقوقی می گویند واخواست شده است.
و کسی که ما سند را با ظهر نویسی به او داده ایم، وجه آن را از ما مطالبه می کند، در این حالت ما هم باید مراتب را به نفر قبل از خودمان اطلاع دهیم (یعنی کسی که سند را به ما ارائه کرده است ) یا وقتی محلی را بطور امانت به کسی داده ایم و زمانی که می خواهیم پس بگیریم.
به موجب قانون جلوگیری از تصرف عدوانی (مصوب سال ۱۳۵۲) اول باید با اظهارنامه پس دادن ملک را از او بخواهیم و اگر پس از ۱۰ روز پس نداد، یک ماه فرصت خواهیم داشت که طرح شکایت تصرف عدوانی نمائیم.
یا وقتی محل کسب را با سند عادی اجاره داده ایم و طرف مستاجر اجاره نمی پردازد باید اجاره بها را با فرستادن اظهارنامه مطالبه نمائیم و اگر پرداخت نکرد برای تخلیه، دعوی طرح نمائیم.
به هرحال توصیه این است که جز در مواقع واقعا لازم از فرستادن اظهارنامه خودداری نمائیم. زیرا گاه ممکن است ارسال اظهارنامه موجبات هوشیاری طرف مقابل شود و او نیز با تزویر، آماده مقابله به نفع خود باشد. بطور مثال:

1. با ارسال اظهارنامه طرف را هوشیار کرده و وی آماده دفاع می شود و وی با این و آن مشورت میکند بطوری که اگر مشاورین طرف، افراد صالحی نباشند ممکن است امید صلح دعوی از بین برود.
2. با ارسال اظهارنامه امتیاز استفاده از عامل غافلگیری در دعوی را از دست می دهد. مثلا اگر موضوع دعوی شما مطالبه وجه باشد و قصد داشته باشیم با صدور قرار تامین خواسته اموال او را توقیف کنید، با وصول اظهارنامه این فرصت را پیدا می کند که اموال قابل دسترسی خود را از دسترس شما دور و پنهان کند.
3. ممکن است وقتی شخصا اظهارنامه را تهیه می کنید، به علت عدم تسلط به مسائل حقوقی، ضمن بیان مطلب خود، مواردی را هم اعلام و اظهار می کنید که جنبه اقرار داشته باشد و طرف از آنها استفاده کند و یا مطلبی بنویسید که حقوق مطلق شما را به نحوی مقید و محدود کند.

اظهارنامه چگونه ارسال می‌شود؟

امروزه برای ارسال اظهارنامه باید با تهیه ی متن تنظیمی و پیوست های آن (چنانچه پیوستی وجود داشته باشد) و با داشتن کد ملی به دفاتر خدمات الکترونیک قضائی مراجعه کنید. پس از ارسال اظهارنامه، پیامکی در این خصوص برای شما ارسال می‌شود که حاوی تأیید ارسال اظهارنامه است. پس از مدتی (معمولا بین ۲۰ روز تا یک ماه) پیامک دیگری در خصوص اینکه طرف مقابل اظهارنامه را دریافت کرده است یا خیر برای شما ارسال می‌شود. با مراجعه مجدد به دفاتر خدمات قضایی می‌توانید رسید ابلاغ اظهار نامه خود را دریافت کنید. همچنین هر فرد با داشتن کد ثنا (که از دفتر خدمات الکترونیک قضایی اخذ میشود) می تواند از سایت عدل ایران نتیجه ابلاغ اظهارنامه خود را شخصا دریافت نماید. به یاد داشته باشید که رسید دریافتی توسط دفتر خدمات قضایی مهر شود.

همانطور که ذکر شد در حال حاضر اظهار نامه از طریق دفاتر خدمات الکترونیک قضائی ارسال می گردد.